Hankehallintajärjestelmä eli HHJ on ELY-keskusten käytössä oleva tiedostojenhallintajärjestelmä. Projektivelhon ja HHJ:n välillä on yhteys, jonka avulla tietyt hanketiedot ja aineistot siirtyvät järjestelmien välillä. Kytkennän tarkoituksena on mahdollistaa HHJ:ssä luotujen projektien siirtyminen Projektivelhoon tietokantojen tietojen yhtenäistämiseksi ja kaksinkertaisen työn vähentämiseksi
Tiedon siirtyminen
Tiedot siirtyvät HHJ:stä Projektivelhoon joka aamu klo 04.00
HHJ projektin tunnistaa Projektivelhon projektin ”Projekti lisätty” kentän kellonajasta 04.00.
Projektin siirtymisen ehdot
- HHJ Tehtäväluokka tulee olla Suunnittelmien hankinta 12.01.0X tai Investointien hankinta 12.02.0X
- Vaiheen tulee olla Toteutuksenaikainen toiminta
- HHJ vastuualue tulee olla Liikenne
- HHJ:ssä ”Siirretään Velho-järjestelmään” kohdassa tulee olla ruksi ”kyllä” kentässä
- Painamalla HHJ tarkentavissa tiedoissa kohtaa ”Tallenna ja poistu” lisää projektin Projektivelhon kytkennän jonoon odottamaan aamuista siirtotoimenpidettä
Siirtyvät tiedot ja ehdot
Seuraavissa kentissä HHJ ja Projektivelhon välillä tiettyjä ehtoja jotka toimivat seuraavanlaisesti:
HHJ omistaa sen kautta tuotujen Projektivelhon projektien kenttien tiedot:
-HHJ ylläpitää seuraavien kenttien tietoja ja ylikirjoittaa Projektivelhon kautta kenttiin päivitetyt tiedot.
-Näiden tietojen hallinta tulee tehdä HHJ:n kautta!!!
- tieosoitteet
- HHJ:stä projektille luodut toimeksiannot ja niiden tiedot:
- Laadunvarmistusaineisto
- Laadunvarmistusaineisto, pysyvästi säilytettävä
- Toteutettu rakennussuunnitelma
- Suunnitelma ja muu tulosaineisto
-Jos HHJ:ssa kentässä on tietoa, se ylikirjoittaa Projektivelhon kentässä olevan tiedon
-Jos HHJ:ssa kentän pitää tyhjänä, niin Projektivelhon tieto säilyy ennallaan, mikäli kyseiseen kenttään ei lisää tietoa HHJ:ssä
-* kuvaa pakollista tietoa HHJ:ssa
- nimi*
- väylämuoto*
- vaihe*
- alkaa*
- päättyy*
- tila
- toteutuksen kustannusarvio*
- Linkki kohteen verkkosivuille
- kuvaus
- tilaajaorganisaatio*
- vastuuhenkilön nimi*
- vastuuhenkilön sähköposti*
- Liittyvät organisaatiot
- maakunta*
- muu kunta
-Seuraavissa kentissä Velho on on tiedon omistaja joihin HHJ ei koske:
- kaikki muut kuin yllä luetellut projektin tietokentät
- projektille piirretyt sijainnit
- Projektivelhossa luodut toimeksiannot
Aineistojen siirtyminen
HHJ:n kautta Projektivelhoon siirtyy aineistot jotka on tallennettu seuraaviin kansioihin tai niiden alikansioihin HHJ:ssa
- Laadunvarmistusaineisto
- Laadunvarmistusaineisto, pysyvästi säilytettävä
- Toteutettu rakennussuunnitelma
- Suunnitelma ja muu tulosaineisto
Aineiston sijoittaminen kyseiseen kansioon ei ole ehto siirtymiselle. Aineistot tulee siirtää ”Lopulliseen” tilaan jotta siirto käynnistyy. Aineiston tilan voi muuttaa seuraaville tavoilla HHJ:ssa
- Hyväksymällä koko kansion
- Hyväksymällä yksittäisen asiakirjan
- Allekirjoittamalla asiakirjan
- Siirtämällä asiakirjan suoraan lopulliseen tilaan