Toimeksianto

Yleistä toimeksiannosta

• Projektin toimeksiannot voidaan luoda, kun tiedetään, millaisiin kokonaisuuksiin projektin tehtävät jaetaan.
• Toimeksiannot suositellaan luotavan projektin alkuvaiheessa mahdollisimman pian, kun tehtäväjako on tiedossa.
• Toimeksiannon luo projektista vastaava projektipäällikkö tai hänen valtuuttama henkilö.
• Jos toimeksiantonäkymä ei ole tuttu, niin katso sivu Käyttöliittymä.

Toimeksiannon luonti

Uusi toimeksianto perustetaan projektin toimeksiantolistauksessa olevasta plus -painikkeesta. Avautuvaan ikkunaan täydennetään toimeksiannon tiedot.

Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*), ja järjestelmä huomauttaa pakollisista täytettävistä kentistä. Tavoitteena kuitenkin täyttää kaikki tiedot mahdollisimman kattavasti.

Tietoja tulee päivittää toimeksiannon edetessä.

Yleiset tiedot

• Projektin nimi*
  • Tieto haetaan automaattisesti projektin tiedoista.
• Nimi* 
  • Kirjoita toimeksiannon sisältöä kuvaava nimi.
    • Esimerkiksi ”Maastomittaukset”, ”Sähköratasuunnittelu”, ”Turvalaitesuunnittelu”, ”Suunnitelma-aineisto”
    • Hallinnollisen käsittelyn kullekin vaiheelle tehdään Projektivelhoon oma toimeksianto (lisätietoja sivulla Valtion liikenneväylien suunnittelu), jotka nimetään seuraavasti:
      • Vuorovaikutustilaisuus
      • Nähtävilleasettaminen
      • Hyväksymispäätöksen kuuluttaminen
      • 1. Jatkopäätöksen kuuluttaminen
      • 2. Jatkopäätöksen kuuluttaminen
    • Mikäli toimeksianto jaetaan osiin, sen tulee käydä selvästi esille nimestä, esimerkiksi:
      • Vaihteiden V001-V003 uusiminen
      • Geometriasuunnittelu kmv. 100+000-105+000
      • Geometriasuunnittelu kmv. 105+000-110+000
      • Rakentamisen urakka-alue 1
      • Rakentamisen urakka-alue 2
    • Mikäli toimeksiannossa tai urakassa käytetään IR numeroa, tulee se sijoittaa toimeksiannon nimen eteen. Jos toimeksiantoa pilkotaan Projektivelhossa, käytetään samaa IR numeroa jokaisen toimeksiannon nimen edessä.

• Tehtävä 
  • Valitse toimeksiannon sisältöä kuvaava tehtävä valintalistasta. 
  • Mikäli sopivaa tehtävää ei ole listalla, valitse ”Muu” ja tarkenna toimeksiannon tehtävää kenttään ”Muu tehtävä” (pakollinen, jos tehtäväksi valittu ”Muu”)
• Kuvaus
  • Vapaamuotoinen kuvaus toimeksiannosta.
• Asiatunnus
  • Toimeksiannon asiatunnus, esimerkiksi LIVI/0001/04.02.01/2017 tai VÄYLÄ/0001/04.02.01/2019.
  • Väylän projekteissa asiatunnus tulee asianhallintajärjestelmästä.
  • ELY-keskusten projekteissa asiatunnus tulee USPA:sta.
  • Useammalla toimeksiannolla voi olla sama asiatunnus.
  • Tätä kenttää EI SAA käyttää IR numeron ylläpitämiseen, vaan se tulee kirjata toimeksiannon nimen eteen (kts. ”Nimi”-kentän ohjeistus).
• Väylämuoto*
  • Tarkista väylämuoto. Tieto haetaan automaattisesti projektin tiedoista. Voit tarvittaessa poistaa tai lisätä kuvassa esitettyjen painikkeiden kautta.
  • Toimeksiannolle voidaan määrittää useampi väylämuoto.

• Aikataulu*
  • Tieto täydentyy automaattisesti projektilta, johon toimeksianto lisätään. Voit muokata alku- ja päättymisajankohtia vastaamaan toimeksiannon todellista aikataulua, jos se eroaa projektin aikataulusta.
    • Projekti voi sisältää koko projektin ajan kestävän toimeksiannon (esim. esiselvityksen laatiminen, tien rakennusprojekti) tai useita eri toimeksiantoja, joita toteutetaan peräkkäin tai limittäin (esim. maastomittaukset, hallinnollisen suunnitelman laatiminen, turvalaitesuunnittelu).
  • Huom. toimeksiannon alku- ja päättymisajankohdat tulee sisältyä projektin aikatauluun.

• Tila
  • Valitse toimeksiannon etenemistä parhaiten kuvaava tila.
  • Tätä tietoa tulee ylläpitää toimeksiantokohtaisesti.

Alla olevassa kuvassa on esimerkki täytetystä projektin ”Yleiset” -osiosta.

Organisaatiot ja henkilöt

• Tilaajaorganisaatio
  • Tieto haetaan automaattisesti projektin tiedoista.

• Vastuuhenkilön sähköposti*
  • Tarkista vastuuhenkilön sähköpostiosoite. Vastuuhenkilön sähköpostiosoite kopioituu oletusarvoisesti projektin tiedoista. Toimeksiannoilla voi olla eri vastuuhenkilöt kuin projektilla, joten päivitä tieto tarvittaessa.
  • Toimeksiannolle nimetään yksi vastuuhenkilö. Muut henkilöt täydennetään ”Varahenkilö” -kenttään.

• Varahenkilö
  • Tarkista varahenkilön sähköpostiosoite. Varahenkilön sähköpostiosoite kopioituu oletusarvoisesti projektin tiedoista. Päivitä varahenkilön sähköpostiosoite tarvittaessa.

• Toteuttava organisaatio
  • Kirjoita kenttään toimeksiannon toteuttavan organisaation nimi.
  • Yleensä toteuttava organisaatio on rakennusurakoitsija tai suunnittelutoimisto.
  • Hallinnollisen käsittelyn tehtävissä toteuttava organisaatio on ELY-keskus tai Väylävirasto.

• Toteuttavan organisaation yhteyshenkilö
  • Kirjoita kenttään toteuttavan organisaation yhteyshenkilön sähköpostiosoite.

Sijainti

Toimeksiannoille kopioituu automaattisesti projektin maakunta ja kunta -tiedot. Näitä tulee päivittää, mikäli toimeksianto ei ole sijainniltaan projektin kanssa yhtenäinen.

• Maakunta
  • Tieto haetaan automaattisesti projektin tiedoista.
  • Tarkista ja tarvittaessa päivitä maakuntatiedot toimeksiantokohtaisesti.
• Kunta
  • Kuntien tiedot kopioituvat projektilta.  
  • Tarkista ja tarvittaessa päivitä kuntatiedot toimeksiantokohtaisesti.

Toimeksiannon tietojen muokkaus

Toimeksiannon tietoja tulee päivittää toimeksiannon edetessä. Toimeksiannon tietoja pääsee muokkaamaan toimeksiantonäkymän ”kynä”-painikkeesta.

Toimeksiannon poisto

Toimeksianto poistetaan toimeksiantonäkymän ”roskakori”-painikkeesta. Toimeksiantoa ei voi poistaa, mikäli sille on tallennettu aineistoja. Poista aineistot ennen toimeksiannon poistamista.