Yhtenäisellä hakemistorakenteen tarkoitus on edesauttaa ohjeistusten noudattamista, laadukasta tiedonhallintaa ja parantaa läpinäkyvyyttä hankkeessa mukana oleville osapuolille, sekä hankkeen ulkopuolisille tiedon hyödyntäjille. Velhon tiedon jäsentelyä / hakemistorakennetta voi hyödyntää kahdella tavalla. Hanke voi valita haluamansa mallin hankkeen tarpeiden mukaiseksi. On kuitenkin hyvä muistaa että tiedonhallinnasta ei kannata tehdä raskasta, mikäli hankkeen monimuotoisuus vaadi sitä.
- Yksin koko projektin läpi viennissä
- Suunnitteluprojektit
- Rakennusprojektit KU tai ST
- Monimuotoisen hankkeen läpivienti ja toimeksiantojen hallinta
Yksin koko projektin läpi vienti
- Valitaan rakentamisen. tai suunnitteluvaiheen hakemistorakenne
- Poistetaan lähtötieto osat mikäli hankkeella ei tulla keräämään lähtötietoja
- Kilpailutetaan hanke 00 Sopimusasiakirjojen alla
- Kilpailutuksen jälkeen siirretään suunnitelmat 06 Suunnitelma osaan
- Suunnittelijan mallit siirretään 07 Toteutuksen alle
Monimuotoisten hankkeiden läpivienti
Monimuotoisissa hankkeissa hyödynnetään kolmiportaista jaottelua ennen velho jaottelua seuraavanlaisesti
- Hankkeen hallinta
- Tilaajan tehtävien hallinnointi
- Sopimukset ja hankinnat
- Hankkeen suunnitteluun liittyvä aineisto
- Hankkeen yhteiset
- Osio johon linkittyy/kopioidaan koko hankkeelle jaettavia aineistoja
- Hankevaiheet
- Osio jossa hallinnoidaan toimeksiannoista syntyvää tilaajalle luovutettavaa aineistoa Velho jaottelulla