Hanketietojen hallinta Projektivelhossa

Hanketiedoilla tarkoitetaan Projektivelhossa projektijoukkoa, projektia ja toimeksiantoa. Niitä hallinnoidaan hierarkisesti kolmessa tasossa.

Aineistot ja viittaukset tallennetaan aina alimmalle tasolle eli toimeksiantojen alle.

1. Hierarkian kolme tasoa

Mitä tarkoittavat projektijoukko, projekti ja toimeksianto?

Projektivelhon tiedot rakentuvat kolmiportaisen rakenteen varaan. Alla on kuvattu jokaisen tason käyttötarkoitus:

1. Projektijoukko

Vastaa ensisijaisesti koko hanketta. Sitoo hankkeen elinkaaren eri vaiheiden projektit (suunnittelusta rakentamisen takuuajan loppuun) yhteen toisiinsa. Voi toimia myös teemana tai muuna kokonaisuutena, joka kasaa projektit yhteen.

Katso Väyläsanaston mukainen määritelmä hankkeesta täältä.

Esimerkkejä: E18 Turun kehätie, Kt40 välillä Kausela-Kirismäki | Helsinki – Riihimäki kapasiteetin lisääminen, 2. vaihe | RAPU-teema, Siltateema, Tasoristeysten poisto 2024.
2. Projekti

Kuvaa suunnittelun tai rakentamisen yhtä tiettyä vaihetta. Se sisältää vaiheeseen liittyvät toimeksiannot ja urakat. Projekti voi kuulua projektijoukkoon tai se voi olla itsenäinen.

Katso Väyläsanaston mukainen määritelmä projektista täältä.

Esimerkkejä: E18 Turun kehätien parantaminen välillä Kausela – Kirismäki, Kaarina ja Lieto | HERI2 Kytömaa-Ainola (Rakentamissuunnitelma) | HERI2 Kytömaa-Ainola, rakentaminen (Uusinvestointi).
3. Toimeksianto

Kuvaa yksittäistä suunnittelutoimeksiantoa, urakkaa tai asianhallinnan asiaa. Tämä on alin taso, jonka alle aineistot ja viittaukset tallennetaan.

Esimerkkejä: IR217875 Kyt-Ain pohjatutkimukset | IR216311 Kytömaa-Ainola ja Kytömaan tavararaide, Rata- ja geosuunnittelu | IR225561 Ainola AKK pontitusurakka | IR218561 Sähkörataperustusten ja J3 rakentaminen.

Ohjeet Projektivelhon käytön aloittamiseen sekä hanketietojen perustamiseen löydät omilta sivuiltaan. Käytön aloittaminen -sivulla on kuvattu havainnollisesti hanketietojen hierarkiaa kahdessa eri tilanteessa: kun projektijoukko sitoo hankkeen projektit yhteen, ja kun projekti toimii täysin itsenäisesti.

2. Poikkeukset: itsenäiset projektit ja laajat tilaukset

Miten erikoistapaukset ja yksittäiset tilaukset käsitellään hierarkiassa?
Itsenäinen projekti (ei projektijoukkoa)

Projektijoukko syntyy lähtökohtaisesti vasta silloin, kun rakentaminen aloitetaan. Tämän vuoksi rakentamissuunnitelmaa edeltävät vaiheet (esim. yleissuunnittelu) ovat Projektivelhossa usein yksittäisiä, itsenäisiä projekteja, jotka eivät vielä kuulu mihinkään projektijoukkoon.

Joissain tapauksissa projekti voi olla Projektivelhossa jopa 12 vuotta ilman erillistä projektijoukkoa. Jos projekti on selkeästi irrallinen, sille ei tarvitse perustaa projektijoukkoa.

Samaan tilaukseen kuuluvat toimeksiannot

Mikäli yksi tilaus sisältää yhden toimeksiannon lisäksi muihin toimeksiantotyyppeihin luokiteltavia tehtäviä, tulee ne Projektivelhossa eritellä omiin erillisiin toimeksiantoihin. Näillä käytetään samaa tilauksen Asiatunnusta.

Esimerkki: Suunnittelutoimeksiannon tilaus sisältää myös maastomittaustöitä. Maastomittaukset tulee tällöin eritellä Projektivelhossa kokonaan omaan toimeksiantoonsa nimeltä ”Maastomittaukset”.
3. Hallinnolliset käsittelyvaiheet

Miten hallinnollisen käsittelyn aineistot ja toimeksiannot nimetään?

Hallinnollisen käsittelyn kullekin vaiheelle tehdään Projektivelhoon täysin oma toimeksiantonsa. Tämä pilkottu rakenne helpottaa oikean aineistokokonaisuuden tuomista myöhemmin Valtion liikenneväylien suunnitteluun (VLS).

Nimeämissäännöt

Toimeksiannot tulee nimetä selkeästi käsittelyvaiheen mukaisesti:

  • Vuorovaikutustilaisuus
  • Nähtävilleasettaminen
  • Hyväksymispäätöksen kuuluttaminen
  • 1. Jatkopäätöksen kuuluttaminen
  • 2. Jatkopäätöksen kuuluttaminen
Huom! Jos jokin yllä olevista vaiheista tehdään hankkeessa uudelleen, toimeksiannon nimen perään lisätään numero (esim. Nähtävilleasettaminen 2).

Hallinnollisen käsittelyn aineistojen kansiointi ja nimeäminen on ohjeistettu Ylläpitotoiminnot-sivun kohdassa Projektivelho ja Valtion liikenneväylien suunnittelu (VLS).

Alla olevassa kuvassa on esimerkki tiesuunnitelman hierarkiarakenteesta, jossa on hallinnollisen käsittelyn vaiheita.

Hallinnollisen käsittelyn vaiheet
4. Hanke-, projekti- ja toimeksiantorakenteet kuvina

Millaisia hierarkiarakenteita hankkeilla ja projekteilla voi olla?

Yleisimmin käytettävät rakenteet ovat elinkaarivaihekohtainen sekä teemakohtainen rakenne. Ohjelmakohtaisissa hankkeissa rakenteet voivat vaihdella merkittävästi. Alla on esimerkkejä erilaisista hierarkiarakenteista.

Itsenäinen projekti (ei projektijoukkoa) Itsenäinen projekti Elinkaarivaiheiden mukainen projekti- ja toimeksiantorakenne (tie- ja ratahankkeet) Elinkaarivaiheiden mukainen projekti- ja toimeksiantorakenne Projektijoukko ja projektit rakennushankkeen aikajanalla Projektijoukko ja projektit rakennushankkeen aikajanalla
Tarvitsetko ohjeita käyttöliittymästä?

Jos olet uusi käyttäjä tai haluat kerrata, kuinka järjestelmässä navigoidaan ja miten eri näkymät toimivat, tutustu käyttöliittymän pikaohjeeseen.

Siirry käyttöliittymän ohjeisiin →

Tarvitsetko apua?

Etkö löytänyt etsimääsi tai jäikö jokin epäselväksi? Ole siinä tapauksessa yhteydessä Projektivelhon tukeen: projektivelho@vayla.fi