Osa tiedon ylläpidon käsitteistä poikkeaa maastossa olevien fyysisten kohteiden ylläpidon käsitteistä. Esimerkiksi liikennemerkin vaihto on yleinen toimenpide, jossa merkkiä kannatteleva pylväs tai portaali pysyy muuttumattomana, mutta itse liikennemerkki poistetaan ja tilalle asennetaan uusi merkki. Myös joissakin Velhon tietorajapintoja hyödyntävissä sovelluksissa tapahtuman nimi saattaa olla ”vaihto” tai ”uusiminen”, mutta Velhon tietomallin näkökulmasta kyseessä on tiedon lakkautus (vanha merkki) ja uusi tieto (uusi merkki). Excel-toimituspohjilla tietoa toimitettaessa on päivitystarpeena käytettävä näitä termejä.
Varusteita koskevien kohdeluokkien tietoja toimitettaessa on syytä muistaa, että varusteen muokkaaminen maastossa oikaisemalla, suoristamalla, paikkaamalla tai muulla tavoin korjaamalla tai kunnostamalla voidaan käsittää yleisesti korjaamiseksi, mutta Velhon tietomallin mukaan kyseessä on kohteen (tietojen) päivitys. Tällöin Velhossa jo olevalle kohteelle muodostuu uusi versio niillä ominaisuustiedoilla, jotka kuvaavat kohdetta korjaus- tai kunnostustoimenpiteen jälkeen. Pistemäiselle varusteelle syntyy uusi versio myös silloin, kun kohde tarkastetaan ja todetaan sen fyysisten ominaisuuksien pysyneen entisellään (esimerkiksi inventointien yhteydessä). Tällöin kohteen ”varustetoimenpiteet”-tietokenttään ilmoitetaan koodi ”vtp01” (Tarkastettu) muiden ominaisuustietojen pysyessä samoina. Välimäisille varustetoimenpiteille on oma kohdeluokkansa, johon välimäisten varusteiden tarkastukset kirjataan. Sama koskee välimäisten varusteiden vauriotietoja (kohdeluokka: välimäiset varustevauriot). Välimäiset varustetoimenpiteet ja varustevauriot on kuitenkin mahdollista ilmoittaa varusteen excel-toimituspohjalla, josta operointipalvelu tallentaa tiedot omiin kohdeluokkiinsa.
Varusteen päivityksessä kohteen sijainti voi myös muuttua. Esimerkiksi aidan tai kaiteen jatkaminen muuttaa kohteen tieosoitetta, mikä tulee huomioida kohteen tietoja ilmoitettaessa. Tietojärjestelmän näkökulmasta tässäkin tapauksessa kyseessä on tiedon päivitys.
Reunapaalut ja valaistukset ovat eräänlaisia erikoistapauksia, joiden abstraktiotaso poikkeaa muista varusteista. Ne ovat välimäisiä kohdeluokkia, vaikka maastossa näkyvien varusteiden (pylväät ja paalut) luonne onkin pistemäinen. Tarkempaa valaisintietoa hallitaan erillisessä Keylight-järjestelmässä. Velhossa kohteet edustavat yhtenäisiä jaksoja, ja ne voivat kattaa pitkiäkin tieosuuksia. Yksittäiset reunapaalut (esim. kaiteiden päissä) tallennetaan Velhoon metrin pituisina jaksoina.
| Käsite varusteiden tiedon ylläpidossa | Käsitettä käytetään päivitystarpeena, kun… | Huom! |
| uusi | …maastoon on rakennettu tai asennettu uusi varuste | Kun maastoon asennetaan uusi liikennemerkin kilpi, se on tallennettava myös Velhoon uutena kohteena (silloinkin, kun merkki korvaa saman laki-/asetusnumeron mukaisen merkin). |
| päivitys | …maastossa oleva varuste on tarkastettu tai sille on tehty muu toimenpide (mutta itse varustetta ei ole kuitenkaan vaihdettu) | Välimäisten varusteiden toimenpiteitä hallitaan omassa kohdeluokassaan, mutta ne voidaan ilmoittaa varusteiden tiedostopohjilla. |
| lakkautus | …varuste on purettu tai poistettu maastosta | Kun maastosta poistetaan liikennemerkin kilpi, se on ilmoitettava Velhoon kohteen lakkautuksena (silloinkin, kun merkillä korvataan saman laki-/asetusnumeron mukainen merkki). |
| korjaus | …varusteen ominaisuustiedot ovat Velhossa virheellisiä | |
| poisto | …Velhossa on virheellisesti varuste, jota ei ole eikä ole koskaan ollut maastossa | Käyttötapaukset hyvin harvinaisia. |
Abstraktien kohdeluokkien käytännöt vaihtelevia
Tietyissä kohdeluokissa, kuten mittaus-, sopimus-, lupa-, päätös- ja luokitustiedoissa, kohteet eivät edusta mitään fyysisiä kohteita maastossa. Niiden ylläpidon käytännöt vaihtelevat kohdeluokittain, ja ne kannattaa tarkistaa Velhon tietokuvauksesta ja Excel-toimituspohjista. Esimerkiksi nopeusrajoitustietoa hallitaan kahdessa kohdeluokassa: ”Nopeusrajoituspäätökset”, johon tallennetaan tiedot annetuista nopeusrajoituspäätöksistä, sekä ”Nopeusrajoitukset”, joka kattaa tiedon tieverkolla kullakin hetkellä voimassa olevista nopeusrajoituksista. ”Nopeusrajoituspäätökset” on versioituva kohdeluokka, jossa annetut nopeusrajoituspäätökset jäävät aina voimaan eikä niitä koskaan lakkauteta tai päivitetä. Jos Velhossa kuitenkin havaitaan tiedon tallentuneen väärin (päätösasiakirjasta poikkeavin tiedoin), tieto voidaan korjata korjaus-ilmoituksella. ”Nopeusrajoitukset” on ei-versioituva kohdeluokka, jossa vanhempi tieto lakkautuu automaattisesti, kun samaan sijaintiin tallennetaan uusi saman nopeusrajoitustyypin kohde.
Poisto tai korjaus tehdään vain virheelliselle tiedolle
Tiedon ylläpidossa poisto ja korjaus perustuvat aina havaintoon Velhossa olevan tiedon virheellisyydestä. Korjaus voidaan ulottaa myös kohteen historiatietoon eli esimerkiksi versioituvan kohteen aiemmin voimassa olleeseen versioon. Tärkein muistettava asia on, että kohteen poistaminen maastosta ei tarkoita kohteen poistamista Velhosta. Tällöin kyseessä on kohteen lakkautus, jossa päättymispäivämäärän saanut kohde historioituu Velhossa. Poisto poistaa kohteen pysyvästi Velhon tietokannasta, eikä se ole enää Velhosta saatavilla edes historioituneena kohteena.
Tiedon päivitystarve voi koskea vain kohteen osaa
Joissakin tapauksissa tiedon päivitystarve voi kohdistua vain tiettyyn osaan välimäistä kohdetta. Esimerkiksi pitkää kaidetta saatetaan kunnostaa vain tietystä kohtaa, jolloin ainakin kaiteen kuntoluokassa voi tapahtua muutoksia. Velhossa välimäisen versioituvan kohteen pilkkominen osiin ei ole kuitenkaan mahdollista niin, että järjestelmässä kohde säilyisi samana. Ainoa vaihtoehto on lakkauttaa koko kohde, ja luoda niin monta uutta kohdetta eri ominaisuustiedoilla kuin on tarve. Jos esimerkiksi kaidetta kunnostetaan keskeltä niin, että kunnostamattoman osan ominaisuudet eivät muutu, tulee kohde lakkauttaa ja perustaa kolme uutta kohdetta, joista tieosoitteiden mukaan keskimmäiselle annetaan kunnostuksen jälkeiset ominaisuutiedot, ja kahden muun kohteen ominaisuustiedot kopioidaan lakkautetusta kohteesta. Tällä samalla periaatteella toimitaan, jos välimäinen versioituva kohde katkaistaan niin, että jäljelle jäävien kohteiden väliin jää aukko. Alkuperäinen kohde lakkautetaan ja jäljelle jääneiden osien tilalle luodaan uudet kohteet, joille kopioidaan alkuperäisen kohteen ominaisuustiedot.
Ei-versioituvat kohteet poikkeavat versioituvista siinä, että Velho mahdollistaa kohteiden pilkkoutumisen. Esimerkiksi tien päällystystöissä syntyvä sidottujen päällysrakenteiden kohdeluokkaan tarkoitettu tieto lakkauttaa automaattisesti kyseisellä sijaintivälillä Velhossa olevan saman päällystekerroksen aiemman kohteen. Mikäli uusi kohde on aiempaa lyhyempi, aiemman kohteen jäljelle jääneistä osista muodostuvat uudet kohteet, ja niille siirtyvät vanhan kohteen ominaisuustiedot. Velho kykenee myös tunnistamaan ja lakkauttamaan useamman ei-versioituvan kohteen tai niiden osat tilanteissa, joissa uusi kohde peittää alleen monta kohdetta. Kohteita on mahdollista myös lakkauttaa ilman korvaavaa uutta kohdetta (esim. päällystetyn tien muuttaminen soratieksi tai toisin päin). Tällöin kyseessä on lakkautus tieosoitteella. Excel-toimituspohjista käy ilmi, onko tieosoitteella lakkauttaminen mahdollista kyseisen kohdeluokan kohteelle.
Versioituvien ja ei-versioituvien kohteiden päivittämisen ohjeet graafisin esimerkein ovat nähtävillä Sharefilessä Excel-toimituspohjien alikansiossa ”Ohjeet”: https://vayla.sharefile.eu/d-sd25c0ba32ec04ab29707d18c5689a8c4